Формализованые и машинно-ориентированные информационные структуры.

В практике функционирования организаций для передачи информации используют устную речь, письменные уведомления и слаботочных связь: ведущий (телетайп, телеграф, телефон, компьютер) и беспроводной (радио, радиорелейная, телевизионный, спутниковый). При передаче информации очень важно обеспечить ее защищенность от искажений, т.е. способность противодействовать помехам. Случайные помехи могут возникать из-за чисто физические причины (например, плохая чувствительность при разговоре по телефону), а также из-за ошибок при кодировании или декодировании сообщений. Кроме того, возможен, так называемый семантический шум, т.е. искажения при интерпретации сообщения, или сознательное искажение или дезинформация (например, приписки в отчетах). Защиту от искажения повышается за счет избыточности информации, что обеспечивает большую надежность передачи. Обратная ее величина - содержательность. Так, например, скупая речь телеграммы содержательнее, чем письменное сочинение об одном и том же событии. Но при увеличении содержании уменьшается защищенность от искажений.

С точки зрения регламентации различают направленные и не направлены информационные связи. Направлены связи соответствуют административно-организационной структуры системы управления, строго регламентируются и создают коммуникационную сеть. Не направлены связи человек создает самостоятельно, самостоятельно искать нужные сведения в архивах, библиотеках, книгах, журналах, на выставках, конференциях и так далее. Увеличение ненаправленный информации позволяет значительно сократить объемы направленной без ущерба для качества управления. Однако, такой рост, как правило, проводится при децентрализации управления и требует знания путей получения ненаправленный информации, легкости доступа к ней и ее восприятия, а также заинтересованности потребителя в этой информации.

Классификация сообщений

По направленности (по отношению к данной управленческой системы) сообщения обычно разделяют на входные (источник находится во внешней среде, потребитель в системе), выходные (потребитель - во внешней среде, источник - в системе), внутренние (источник и потребитель находится в системе) и промежуточные (используются только для дальнейшей обработки), внутрисистемные (потребитель и источник в среде). При этом порой исходящие и внутренние сообщения объединяются под общим названием внутренняя информация, поскольку они характеризуют состояние данной системы. В то же время входящие сообщения, оценивающие состояние и реакцию среды, называют внешней информацией.

По преобразованиях сообщение разделяют на неперетворювани (первичные) и преобразуемые (производные). В этом случае сообщения, не изменилось при прохождении среды, целесообразно считать тождественно преобразованными, т.е. такими, которые получили только задержку во времени (лаг). Производная информация всегда получается в результате преобразования первичной или промежуточной информации, где первичная информация является результатом прямого восприятия свойств реальности.

По видам преобразования сообщения можно выделить агрегирования (укрупнения), "отсечения" (т.е. фильтрацию некоторых данных), сортировки и группировки и т.д.

Преобразование сообщений классифицируют и по степени завершенности: результат может быть конечным или промежуточным, т.е. используемым только для последующей обработки и таким, что не имеет самостоятельного значения.

По режиму передачи различают сообщения в зависимости от интервалов между их последовательными прибытия или отправления. Прежде всего необходимо отличать непрерывную информацию от дискретной, для которой характерно наличие указанных интервалов. При равенстве этих интервалов сообщение можно считать периодическими (они в свою очередь делятся в соответствии с размером интервала - год, месяц, изменение), в противном случае их называют непериодическими. Непериодические сообщения могут быть повторяющимися (с определенными или случайными интервалами) и разовыми.

По времени, отображается в сообщениях, их делят на проспектни (о предстоящих событиях - прогнозы, проектные и директивные планы и т.д.) и ретроспективные, т.е. содержащие сообщения о прошедших событиях (например, отчеты с возможным разделением на аналитические и учетные сообщения. К аналитическим сообщений, в частности, относится информация об отклонении процесса от запланированного режима).

По стабильности различают сообщения с постоянной информацией (которые долгое время не изменяют свое значение), условно-постоянной информации (если интервал времени между однородными сообщениями больший или равный продолжительности цикла управления), условно-переменной информацией (вся остальная информация - например, нормативы затрат труда ).

Для оценки уровня стабильности информации используют коэффициент стабильности kст, который рассчитывается по формуле:

где ИСзаг - общий объем информации (в логических элементах);

ИСзм - объем информации (в логических элементах), которая меняет свое значение за рассматриваемый период (год).

Если значение коэффициента стабильности не менее 0,85, информационную совокупность считают условно-постоянной.

Другая классификация, связанная со стабильностью данных, предусматривает их разделение на оперативные (учетные, возникающие при отображении состояния системы или среды в определенный момент); нормативные (характеризуют возможные результаты развития процесса в определенный период) и регламентирующие (устанавливают необходимые параметры развития процесса , определяемых управленческими решениями). Считается, что плановые и нормативно-справочные данные, содержащие также утверждены расценки и тарифы, вместе составляют условно-постоянную информацию, а оперативные - переменную.

Документационное обеспечение управленческого труда.

Документы - это самые распространенные носители информации. Сообщение, зафиксированное на любом носителе называют документом. Документ - это информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Документационное обеспечение управленческого труда осуществляется путем ведения делопроизводства. Документобиг - это система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Поэтому нужно стремиться улучшить форму документов, используя типовые и унифицированные формы, уменьшать их количество и приспосабливать к автоматизированной обработки информации. Последнее требование подчеркивает необходимость унификации документов. Каждый документ состоит из отдельных составляющих элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. В настоящее время существует более двадцати реквизитов, их количество в документе зависит от типа конкретного документа. Перечень реквизитов документа приведен в таблице 4 (приложение). Осуществление документационных процессов связано с созданием, сохранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Эффективный путь сокращения трудовых затрат заключается во внедрении в практику деловой деятельности информационных технологий. Для наглядности и быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также для ускорения обучения этих процессов могут использоваться оперограммы и маршрутно-технологические карты, технологические цепочки, графики, схемы, документограмы. Построение подобных форм, как правило, составляет первый этап разработки комплекта унифицированных документов, унификации их текстов.

Особенностью анализа документопотоков является исследование не только процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание документам юридической силы. Образец маршрутно-технологической карты подготовки инициативного письма с уведомлением о проведении конференции приводится ниже: