"DVDXpert" - компас в мире Hi-Fi и High End техники и другой stereo и home cinema аппаратуры.

Формализованые и машинно-ориентированные информационные структуры.

07-04-2019

Поэтому нужно стремиться улучшить форму документов, используя типовые и унифицированные формы, уменьшать их количество и приспосабливать к автоматизированной обработки информации. Последнее требование подчеркивает необходимость унификации документов. Каждый документ состоит из отдельных составляющих элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. В настоящее время существует более двадцати реквизитов, их количество в документе зависит от типа конкретного документа. Перечень реквизитов документа приведен в таблице 4 (приложение). Осуществление документационных процессов связано с созданием, сохранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Эффективный путь сокращения трудовых затрат заключается во внедрении в практику деловой деятельности информационных технологий. Для наглядности и быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также для ускорения обучения этих процессов могут использоваться оперограммы и маршрутно-технологические карты, технологические цепочки, графики, схемы, документограмы. Построение подобных форм, как правило, составляет первый этап разработки комплекта унифицированных документов, унификации их текстов.

Особенностью анализа документопотоков является исследование не только процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание документам юридической силы. Образец маршрутно-технологической карты подготовки инициативного письма с уведомлением о проведении конференции приводится ниже:

Таблица

Маршрутно - технологическая карта подготовки инициативного письма с уведомлением о проведении конференции для 100 адресатов на двух листах.

№ | Название операции | Исполнитель | Норма времени на операцию, мин | Среднемесячная зарплата | Рассчитанная величина стоимости

1 | Выдача доверенности | Руководитель | 5

2 | Получение поручения | Специалист | 5

3 | Подготовка проекта письма-уведомления | Специалист | 90

4 | Печать проекта | Секретарь | 7,5

5 | Согласование с руководителем отпечатанного текста | Специалист

Руководитель | 10

10

6 | Коррекция проекта письма | Руководитель | 5

7 | Перепечатка исправленного текста письма | Секретарь | 5

8 | Сверка отпечатанного текста | Специалист | 3

9 | Визирование проекта | Специалист

Руководитель | 5

5

10 | Утверждение документа заместителем директора организации | Секретарь

Заместитель директора | 5

5

11 | Передача документа на регистрацию | Секретарь | 10

12 | Регистрация документа | Секретарь

Инспектор | 5

5

13 | Оформление заказа на размножение | Специалист | 3

14 | Передача документа на размножение | Секретарь | 10

15 | Размножение письмо в 100 экземплярах | Оператор | 120

16 | Заверение копий письма | Секретарь | 120

17 | Составление списка на рассылку | Специалист | 40

18 | Заверение копий письма | Секретарь | 25

19 | Составление списка на рассылку | Секретарь | 25

20 | Подбор экземпляров письмо | Секретарь | 60

21 | Обработка документов для отправки | Экспедитор | 120

22 | Подшивка в дело экземпляра письма | Инспектор | 5


Смотрите также:
 Проверка импульсных трансформаторов с помощью осциллографа
 Системы обозначений отечественных ЭВП
 Проектирование студии, борьба с шумом
 Низкочастотный шумовой генератор
 Телевизионные и киностудии

Добавить комментарий:
Введите ваше имя:

Комментарий:

Защита от спама - решите пример: