Формализованые и машинно-ориентированные информационные структуры.

Оперограммы представляют графическую интерпретации процессов создания документов, как по операциям формирования у них информации, которая в них содержится, так и по операциям обработки носителей информации. С помощью оперограммы можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определять виды работ по документированию управленческих процессов.

Таблица

Выдержка из оперограммы подготовки и принятия решения.

На основе документограм определяется количество документов в структурном подразделении организации, состав исполнителей, порядок движения документов, трудоемкость их обработки. Рассмотрим документограму управления цехом.

Таблица

Документограма управления цехом.

Показатели | Наименование документов

Квартальный бизнес-план | Месячный план-график задачи | Отчет о выполнении суточного задания | Отчет о выполнении сменного задания

Периодичность | 4 раза / год | 12 раз / год. | 2 раза / день | 1 раз / день

Количество документов в год | 80 | 140 | 1080 | 510

Рабочие места

Контрольные места

Начальник смены

Диспетчер

Планово-диспетчерское бюро

Начальник цеха

Планово-диспетчерский отдел

Экономический отдел

Директор

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации задач разработки, согласовании, распространение, поиска и архивного хранения документов организации. Постоянное увеличение объемов информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Согласно данным компании Delphi, 15% бумажных документов теряется бесследно и для их поиска сотрудники теряют до 30% своего рабочего времени. При переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности работников увеличиваются на 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, уменьшаются расходы на оплату площади для хранения документов на 80% (оценка Norton Nolan Institute).

Информационная речь.

Введите ваше имя:

Комментарий:

Защита от спама - решите пример: