Формализованые и машинно-ориентированные информационные структуры.

Кодирование информации

Кодирование - это процесс присвоения объекта шифра или кода, который заменяет обычный запись. Целью кодирования является представление информации в компактной и удобной форме, что необходимо при записи данных в документе, переносе их на машинные носители, передаче и обработке с помощью ЭВМ.

Системы кодирования, которые применяются в реальных информационных системах, должны обладать рядом свойств, важнейшими из которых являются:

однозначность - шифр однозначно описывает определенное количество информации, которая завершен содержание;

унификация - для всех типов информации создана единая структура шифров;

связность - обеспечивает простое перешифрування в общепринятые системы шифров;

компрессия - в некоторых допускает случаях сокращения количества знаков в шифрах;

дешифрованисть - позволяет рационально отыскивать информацию по заданному шифра а также сортировать ее по заданному признаку и редактировать по шифрам (без выяснения содержательной стороны информации).

Кроме того, должны предусматриваться некоторое избыточность и гибкость, обеспечивающие возможность расширения и внесения необходимых изменений без нарушения принятой структуры классификации.

Для кодирования следует использовать, как правило, десятичные цифры и буквы, что облегчает обработку данных человеком и с помощью компьютера. Желательно, чтобы шифр должен по возможности минимальную длину, что упрощает заполнение и проверку документов, а также уменьшает необходимый объем памяти, количество ошибок и время обработки на компьютере.

Различают четыре системы кодирования технико-экономической информации. Первые две - последовательная и параллельная - построены на предварительно осуществленной классификации и поэтому называются классификационными, следующие две - порядковый и серийно-порядковая - называются регистрационными.

Последовательная система кодирования соответствует иерархической системе классификации. Ее основное отличие заключается в том, что шифр любого размещенного ниже группировки образуется путем добавления его кода в код выше размещенного группировки. Эта система достаточно информативна, но, как правило, шифры имеют большую длину и сложную структуру, в связи с этим она используется только при незначительных изменениях технико-экономической информации. Ее применяют, например, в классификаторах отраслей экономики, органов государственного управления.

Параллельная система кодирования (ее также называют разрядной, позиционной) ближе к фасетной системы классификации. Для обозначения того или иного фасета выделяется определенный разряд или группа разрядов шифра, при этом, в отличие от последовательной системы, нет зависимости признаки, записанной в одном разряде, от тех, которые записаны в других разрядах. По шифру нетрудно воспроизвести набор признаков, характеризующих объект.

Таким образом, параллельная система обеспечивает многоаспектную классификацию и кодирование. Недостаток - меньшая, чем при последовательной системе информативность.

Порядковая система кодирования - самая простая. Каждый объект получает очередной номер, который еще не занят и отныне будет его шифром., Как правило, для удобства обработки информации используют равномерный код, содержащий во всех случаях одинаковое количество разрядов (например, 0014, 2132, 0814 и т.д. .).

Порядковая система простейшая для идентификации (однозначного определения объекта с помощью шифра), шифры имеют малую длину. Ее недостаток - полное отсутствие в шифре любой информации об объекте и сложность автоматической обработки данных для получения результатов. Поэтому порядковая система, если и используется в чистом виде, то лишь при небольшом количестве объектов и при использовании одного признака.

Серийно-порядковая система кодирования применяется или, как развита порядковая, или в виде совмещения иерархической системы классификации с порядковой системе кодирования. В первом случае при наличии двух и более признаков объекты делятся на группы и каждой группе выделяется серия номеров, и присваиваются в регистрационном порядке. Таким образом, одна группа может получить номера от 001 до 075, вторая - от 076 до 120 и т.д.

В противном случае признаки выделяется отдельный разряд или несколько разрядов шифра, а регистрация осуществляется в пределах выделенных серий номеров.

В большинстве случаев используются комбинации приведенных систем классификации и кодирования.

При разработке системы классификации и кодирования надо учитывать существующие централизованно подготовлены единые классификаторы и шифры, которые утверждены, как обязательные для отрасли или страны в целом. Общегосударственными классификаторами всесторонне охватываются данные о трудовых и природные ресурсы (профессии рабочих, должности служащих, специальности по образованию, полезные ископаемые, гидроэнергетические ресурсы и др.), продукты труда, производственную деятельность и услуги (промышленную, строительную и сельскохозяйственную продукцию, работы и услуги в этих областях, а также на транспорте, в торговле, материально-техническом обеспечении, связи, услуги населению), структуру экономики и административно-территориальное деление (предприятия, организации, отрасли, органы государственного управления и т.д.).

Примером применения могут быть коды счетов бухгалтерского учета, которые широко используются, как при ручной обработке, так и в условиях компьютеризации. В существующей системе учета код счетов бухгалтерского учета содержит четыре знака: первые два - балансовые счета, следующие два - субсчет, который устанавливается в организации. Система балансовых счетов, используемых в международном учете, предусматривает для выделенных субсчетов четыре разряда.