Формализованые и машинно-ориентированные информационные структуры.

Таблица

Маршрутно - технологическая карта подготовки инициативного письма с уведомлением о проведении конференции для 100 адресатов на двух листах.

№ | Название операции | Исполнитель | Норма времени на операцию, мин | Среднемесячная зарплата | Рассчитанная величина стоимости

1 | Выдача доверенности | Руководитель | 5

2 | Получение поручения | Специалист | 5

3 | Подготовка проекта письма-уведомления | Специалист | 90

4 | Печать проекта | Секретарь | 7,5

5 | Согласование с руководителем отпечатанного текста | Специалист

Руководитель | 10

10

6 | Коррекция проекта письма | Руководитель | 5

7 | Перепечатка исправленного текста письма | Секретарь | 5

8 | Сверка отпечатанного текста | Специалист | 3

9 | Визирование проекта | Специалист

Руководитель | 5

5

10 | Утверждение документа заместителем директора организации | Секретарь

Заместитель директора | 5

5

11 | Передача документа на регистрацию | Секретарь | 10

12 | Регистрация документа | Секретарь

Инспектор | 5

5

13 | Оформление заказа на размножение | Специалист | 3

14 | Передача документа на размножение | Секретарь | 10

15 | Размножение письмо в 100 экземплярах | Оператор | 120

16 | Заверение копий письма | Секретарь | 120

17 | Составление списка на рассылку | Специалист | 40

18 | Заверение копий письма | Секретарь | 25

19 | Составление списка на рассылку | Секретарь | 25

20 | Подбор экземпляров письмо | Секретарь | 60

21 | Обработка документов для отправки | Экспедитор | 120

22 | Подшивка в дело экземпляра письма | Инспектор | 5

Оперограммы представляют графическую интерпретации процессов создания документов, как по операциям формирования у них информации, которая в них содержится, так и по операциям обработки носителей информации. С помощью оперограммы можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определять виды работ по документированию управленческих процессов.

Таблица

Выдержка из оперограммы подготовки и принятия решения.

На основе документограм определяется количество документов в структурном подразделении организации, состав исполнителей, порядок движения документов, трудоемкость их обработки. Рассмотрим документограму управления цехом.

Таблица

Документограма управления цехом.

Показатели | Наименование документов

Квартальный бизнес-план | Месячный план-график задачи | Отчет о выполнении суточного задания | Отчет о выполнении сменного задания

Периодичность | 4 раза / год | 12 раз / год. | 2 раза / день | 1 раз / день

Количество документов в год | 80 | 140 | 1080 | 510

Рабочие места

Контрольные места

Начальник смены

Диспетчер

Планово-диспетчерское бюро

Начальник цеха

Планово-диспетчерский отдел

Экономический отдел

Директор

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации задач разработки, согласовании, распространение, поиска и архивного хранения документов организации. Постоянное увеличение объемов информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Согласно данным компании Delphi, 15% бумажных документов теряется бесследно и для их поиска сотрудники теряют до 30% своего рабочего времени. При переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности работников увеличиваются на 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, уменьшаются расходы на оплату площади для хранения документов на 80% (оценка Norton Nolan Institute).

Информационная речь

Обработка экономических задач заканчивается составлением различных статистических сводок, таблиц, ведомостей, в которых информация группируется на основе определенных систем классификации и кодирования. Именно поэтому решение большинства задач информационного обеспечения тесно связано с выбором или построением информационной языка системы, использованием централизованно разработанных или созданием собственных классификаторов и шифров информации обрабатывается. Под информационной языке понимают такой способ формализованного описания технико-экономических данных, который позволяет использовать в процессе обработки на ЭВМ содержание тех или иных показателей и сообщений. Применение информационной речи создает определенные выгоды для автоматизированной обработки информации. Информационные языки отличаются от естественных прежде всего своей однозначностью. Каждому содержательном значению ставится в соответствие только одна последовательность знаков. Их использование позволяет в явной форме выразить объединения содержательных понятий (например, понятия вида - "общие объемы работ" и "темп роста объемов работ"). Кроме того, существенно ограничиваются возможности неоднозначности и избыточности за счет изъятия синонимов и применение четких правил синтаксиса, которые определяют определенный порядок размещения знаков в записях. Синонимы - это несколько терминов, используемых для обозначения одного и того же объекта или понятия (например, "ввод в действие" и "ввод в эксплуатацию"). Использование информационной языка также обеспечивает устранение омонимии и полисемии. Омонимы - это два слова, которые одинаково произносятся, но не имеют между собой ничего общего (например, "замок" и "замок"). Полисемия означает перенос наименования одного предмета на другой, который имеет с ним некоторые общие признаки (например, "бюро").

Основные требования к информационным языков заключаются в большей строгости по сравнению с естественной, легкости в изучении, а также возможности простой модификации при изменении языка документов или требований пользователей. Использование информационной речи обеспечивает упорядочение технологии и классификации технико-экономических данных, облегчает исследование и формирование состава и структуры информационной среды и определение его целесообразной структуры, упрощается установление взаимосвязей между различными информационными системами организации.

Классификация информации.

Классификация и кодирование информации используется для сокращения описательной части разнообразных сведений, которые хранятся, обрабатываются и передаются.

Классификация - это упорядочение объектов заданного множества (предметы, понятия, свойства и т.д.). Признак сходства или различия объектов, которая используется, называется основанием классификации. Совокупность правил благоустройства образует систему классификаций.

Основные требования к системе классификации:

достаточное емкость, позволяющая учесть все множество объектов классификации;

гибкость, которая позволяет расширить это множество без нарушения структуры классификации;

экономически оправдана глубина классификации;

возможность решения всех задач;

возможность комплексного решения всех задач, которые могут возникнуть в данной организации;

простота введения классификатора и автоматизация этого процесса.

Различают иерархическую и фасетной систему классификации.

Иерархическая система классификации устанавливает отношения подчинения между классификационными определениями, т.е. сначала по определенному признаку выделяются большие группы, каждая из которых в свою очередь в соответствии определенному признаку делится на более мелкие и т.д.

Фасетная система классификации предусматривает разде

ление начальной множества объектов на ряд независимых групп в соответствии с различными признакам или по их совокупности. Весь набор признаков формируется в параллельные фасета. В этом случае группы образуются различными комбинациями числовых характеристик признаков, взятых из соответствующих фасетов. Порядок размещения фасетов при формировании той или иной группе зависит от поставленных задач.

В результате применения любой из данных систем классификации или их совмещение создается классификатор, который имеет ограниченную сферу действия в виде систематизированного набора наименований групп объектов и признаков, а также их шифров. Под шифром (кодом) понимать обозначения объекта или группы в виде знака или комбинации знаков, то есть букв, цифр или чисел согласно правил установленных системой кодирования.

Для примера можно привести построение идентификационного номера налогоплательщика-первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый - номер государственной налоговой службы, остальные - номер налогоплательщика и контрольный разряд. Коды организаций присваиваются государственными органами статистики. Состоит из трех блоков: регистрационный номер, название организации, ведомственная, территориальная и отраслевая принадлежность организации.